1. Определи свои цели и следуй им
Сформулируй свои долгосрочные и краткосрочные личные и бизнес-цели. У тебя в голове должна быть чёткая картинка и понимание того, чего ты действительно хочешь.
Далее совершай только те действия, которые направлены на достижение твоих краткосрочных и долгосрочных целей. Охраняй своё время, как ястреб, и перестань тратить его на те вещи, которые вовсе не имеют значения. Твой день должен включать в себя только те действия или задачи, которые будут либо приносить доход, либо служить для развития.
2. Создай и используй списки
Чтобы стать мастером тайм-менеджмента, начни создавать и использовать списки.
Чтобы не усложнять тебе жизнь, предлагаю сфокусироваться на создании этих четырех списков:
Ежедневный график. Создай годовой календарь-каркас, которого ты будешь придерживаться в повседневной жизни. Списки дел. Не нужно усложнять. Это базовый список тех дел, которые нужно сделать. Включи в него три или четыре наиболее важные и неотложные задачи. Список контактов с людьми. Это люди, с которыми нужно списаться по электронной почте или созвониться. Чтобы сделать этот список более эффективным, составляй его в порядке приоритетности. Список для совещаний. Этот список содержит заметки и напоминания о том, что нужно обсудить с командой (коллегой, другом) во время встреч. Можешь дополнить или сократить этот перечень. Суть идеи в том, что ты должен иметь свою собственную систему списков и регулярно работать с ней, чтобы максимально эффективно использовать свое время.
3. Следуй правилу 80/20
Закон Парето (принцип Парето, принцип 20/80) — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».
В приложении к тайм-менеджменту идея состоит в том, что 80 процентов твоих результатов достигаются благодаря 20 процентам твоих действий.
Например, ты просматриваешь свой список дел. У тебя есть 10 пунктов, часть из которых нужно вычеркнуть. Используя правило 80/20, ты оставляешь два первых пункта, потому что эти действия будут иметь максимальную отдачу.
Мало того, что принцип Парето помогает уделять первоочередное внимание самым важным вещам, его невероятно просто применять. Просто определи и сосредоточься на нескольких целях и действиях, которые наиболее значимы для твоего развития и успеха. Со временем ты заметишь, что исключая большинство пунктов из своего списка, ты одновременно увеличиваешь свою продуктивность.
4. Съешь лягушку
Марк Твен однажды сказал, что если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади.
Итак, что же такое «лягушка»?
Это важная задача, которую ты откладываешь, даже если ничем не занят.
Советы от Брайана Трейси:
Если перед тобой стоят две важные задачи для решения какой-то проблемы, начни с самой большой, сложной и важной. Заведи привычку расправляться с основной задачей утром, когда у тебя больше энергии, и твоё внимание ещё не притупилось. Работай с этой задачей пока она не будет завершена. Начинай с самых важных задач и завершай их. Благодаря этому твой организм будет вырабатывать эндорфины, которые помогут сформировать «положительную зависимость». Продолжай практиковать эту технику, пока не овладеешь ею в совершенстве.
5. Просто скажи «нет»
Иногда мы берём на себя непосильную нагрузку просто потому, что не умеем говорить “нет”. Нам кажется, если мы откажемся, то перестанем быть нужными, клиенты найдут кого-то получше нас, а коллеги перестанут относится к нам с симпатией.
Правда заключается в том, что если ты хочешь управлять своим временем, первое, что ты должен сделать – научиться говорить «нет». Бери на себя только те обязательства, на которые у тебя есть время и которые для тебя действительно важны. Твоя честность и открытость станет достаточным поводом для уважения и понимания со стороны клиентов, коллег, друзей и семьи.
6. Не отвлекайся
Поэкспериментируй. Отследи количество перерывов в работе, которые возникают в течение дня. Сколько раз коллеги или члены семьи прерывают тебя? Как часто ты бросаешь работу сам и проверяешь свой телефон или компьютер?
Исследователи обнаружили, что прерывания работы в среднем отнимают у человека по 6 часов в день! Кроме того, для возвращения к процессу нам требуется в среднем 23 минуты.
Безжалостно устраняй отвлекающие факторы. Начни с закрытой двери во время “поедания лягушки”. Отключи отвлекающие уведомления и отведи определенное время для ответа на электронные письма и телефонные звонки.
7. Проводи меньше встреч
Бестолковые встречи отнимают у нас 31 час в месяц.
Конечно, иногда нам действительно просто необходимо посетить какую-то встречу. Постарайся свести их количество к минимуму. Электронная почта и чат смогут в этом помочь. Таким образом, ты сможешь потратить больше времени на работу над более важными задачами.
8. Используй время ожидания
Если ты начнёшь отслеживать, как проводишь свое время в течение недели, то заметишь, как много времени уходит впустую. Твоя ежедневная поездка в метро, очередь в магазине и т.д. Вместо того, чтобы вычёркивать это время, используйте его: думай, читай или слушай подкаст.
Так, создатель легальных триллеров Скотт Туроу написал свой первый роман во время утренних поездок в метро. Даже если они занимали всего 10 минут в день.
То время, которое обычно люди тратят впустую, может послужить для чего-то значимого.
9. 4D
Фильтрация всех входящих запросов с использованием подхода 4D является одним из наиболее эффективных способов управления временем.
Удалить (Delete). Сканируй свой почтовый ящик в поисках нежелательных писем. Вероятно, многие из них можно удалить, не открывая. Проще говоря, если письмо не представляет никакого значения, удали его. Это особенно полезно при возвращении из отпуска или командировки. Делегировать (Delegate). Если есть задача, которую может выполнить кто-то другой, делегируй её. Большинство административных задач могут быть переданы на аутсорсинг. Виртуальный помощник может отвечать на электронные письма. Бухгалтер может содержать документацию в порядке. Можно попросить сотрудника запланировать встречу и составить повестку дня. Сэкономленное на мелочах время можно использовать для чего-то более важного. Отложить (Defer). Некоторые задачи могут быть выполнены позже. Например, если ты получил приглашение на свадьбу, не нужно сразу бронировать номер в гостинице. Выдели для этого свободное время в ближайшие выходные. Сделать это (Do it). Иногда нужно просто сделать это. Например, если в почте есть срочное и важное сообщение от клиента, прочитай и ответь. Опять же, для этого нужно хорошо понимать свои приоритеты.
10. Заблокируй своё время
Потрать минутку и просмотри свой календарь на предстоящую неделю. Сколько времени осталось свободным?
Это то время, которое ты должен заблокировать. Гарантируй себе, что в календаре будет немного свободного времени. Помимо прочего, такая блокировка не даст тебе возможности взвалить на себя лишние обязательства.
Используй блокировку времени для организации своей повседневной жизни. Например, каждое утро у тебя запланировано время для упражнений, приведения себя в порядок, работы с электронной почтой. Далее можешь заблокировать время между восемью часами утра до полудня для работы. Во второй половине дня установи блоки для расслабления среди обязательных задач и запланированных встреч.
11. Сформируй пакеты задач
Проще говоря, это дозированная работа над группой аналогичных действий. Например, вместо того, чтобы отвечать на электронные письма в течение дня, читай и отвечай на них в определенное время. Таким образом, ты не будешь прерывать свой рабочий процесс.
Преимуществом этого подхода является ещё и то, что разные задачи требуют включения разных типов мышления. Когда ты перестанешь неосознанно переключаться с задачи на задачу, ты сможешь организовать ежедневный хаос работы со входящими и развить качественное внимание.
12. Позаботься о себе
Полноценный ночной сон, тренировки и здоровое питание сделают тебя энергичным, целеустремлённым и выносливым, что позволит максимально эффективно проживать каждый день.